Gestão do Tempo Pessoal: REUNIÕES (parte I de II)

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Embora se associe o tema Reuniões à vida das empresas, muito do que se segue pode perfeitamente ser aplicado (e aproveitado) para a reuniões várias como de Condomínio, reunião com o seu gestor de conta, etc.

Estudos junto das empresas mostram que mais de metade das reuniões que ocorrem são comprovadamente desnecessárias ou ineficientes.
Assim seguimos alguns passos que consideramos importantes.

CLAREZA

A primeira coisa a ter clara é “Esta reunião é mesmo necessária?” ou resolvo isto com duas ou 3 chamadas telefónicas e resumo tudo num email a informar os interessados?
Assumindo que a resposta é sim, é importante ter uma Matriz de clareza:
Tipo de reunião: Recolha de ideias? Negociação? Apresentação de resultados? Estratégica?
Quem faz de facto falta na reunião? Caso os participantes (ou alguns deles) tenham que apresentar ou preparar algo (como a discussão de ideias) a reunião deverá ser agendada com pelo menos 15 dias de antecedência para dar tempo que cada um se organize.
Quanto tempo demorará? Aqui impera o bom senso e a experiência. Uma reunião de tema “aberto” como a Recolha de Ideias deverá ter mais tempo disponível para ouvir as pessoas do que por exemplo, uma de Apresentação de resultados.
Horário? Entenda-se por Horário uma hora de início e uma hora de FIM! É importante que todos saibam a que hora acaba a reunião para poderem gerir o seu dia da melhor maneira.
Objectivo? O que eu quero com esta reunião? Quero informar sobre as novas medidas a tomar? Quero fechar uma venda de 50.000€?
É muito importante que o objectivo e pontos a abordar na reunião estejam claros e sejam cedidos a todos os participantes, com pelo menos uma semana de antecedência ou mais como vimos acima.

PREPARAÇÃO

Como em tudo na vida, preparação é vital.
Onde? Pode ser numa das salas da empresa e nesse caso é necessário reservar. Se for para muita gente é possível que seja necessário reservar uma sala, num Hotel? Num centro de CoWorking?
Ainda, caso seja fora da empresa, é preciso garantir transporte para os participantes? Dormidas? Refeições?
A Agenda é importante para reuniões com mais de uma hora e deve ser enviada para todos os participantes antecipadamente. No dia da reunião a agenda deve ser entregue em papel a todos os presentes para facilitar a que todos se mantenham no assunto e vão monitorizando o tema.
Equipamento de apoio? É necessário projetor, flipchart?
É fundamental na preparação que alguém chegue antecipadamente ao local da reunião para garantir de que tudo está funcional.
Ter doces (ou fruta) na sala sempre disponíveis. O nível de açúcar é um facilitador de boa disposição e trará necessariamente os níveis de tensão para baixo, deixando todos com um sorriso no rosto. Esta dica é perfeita para todo o tipo de reuniões, até as reuniões de condomínio!

Não percam a segunda parte deste post,
e até já! 😉

Mariana Mendes